仕事が早い人は何をしてる？仕事の効率を上げる方法

こんばんは、小川です。

いきなりですが、質問です！

あなたは仕事が早い人ですか？
それとも遅い人ですか？

「仕事が溜まる一方で終わらない」
「納期が遅れがちになる」

といった仕事が遅い人と

「仕事を次から次に終わらせている」
「残業しないで定時に帰っている」

といった仕事が早い人がいます。

「自分より仕事量が多いのに
なんでそんなに早いの？」


と思うこともあるでしょう。

では、仕事を終わらせるのが
早い人と遅い人にどんな違いがあるのか？

と考えたことはありますか？

仕事が早い人は

・単に能力が高い
・頭が良い

とか言われがちですが
仕事の生産性という観点でみると
それほど大きな違いはありません。


もちろん能力が高い、自頭が良い方が
アウトプットの質は良くなる傾向にありますが。

つまり、

生産性や効率を上げるのは
誰にでもできるということです。

本日は仕事の効率を上げる方法を
9個ご紹介したいと思います。

仕事をする上でどれも基本的でありながら
仕事を早く終わらせるためには必要。

納期が遅れがちな人にもおすすめです。

ぜひ明日から１つでもいいので
試してみてください。

1　タスクの見える化

まずはあなたの仕事を
見える化しましょう。

書き出すものは

・紙
・タスク管理アプリ
・Wordなどのドキュメント

など何でも構いません。

紙に書き出して
やったタスクをペンで消すと

「終わった！！」

という感じがしておすすめです。

To Doアプリなどで
消していく方法でも良いですね！

「あれもこれもしないと…」

と頭の中で考えるのではなく
とにかくやることは頭の外に出すことが大事。

頭の中においておくだけで
脳の機能の一部を使ってしまい
疲れやすくなります。

だから今日やるべきタスクは
すべて書き出してしまいましょう！

2　業務の優先順位をつける

タスクの見える化をしたら
次に業務の優先順位をつけます。

重要度の高いものから
終わらせていきましょう。

重要度の高いもの＝負荷が高いもの

と言えるので
後回しにしてしまうと
脳が疲れてできなくなる可能性も。

今日終わらせないといけない仕事を
最優先事項として取り組み、
あとは負荷の少ない仕事を入れると良いですね。

ただ、いきなり負荷の大きい仕事は
着手しにくい…という方もいると思います。

そんな時は
短時間かつ簡単に終わらせられる仕事を
一番最初にやってしまいましょう！

そうすることで
仕事モードに入ることができます。

注意点としては
メール確認・返信は
最初にしない方が良いです。

メールが溜まっていると気になりますし
一度手をつけてしまうと
終わるまでやってしまいます。

さらにメール処理中に他のメールが来たら
それにも返信してしまう…

という悪循環が。

そのため、メールは

・確認する時間を決める
・返信時間を決める

の2点を意識しましょう。

メールで送ってくるということは
それほど急ぎではないはず。

まずは優先的にあなたの仕事を
終わらせることに注力しましょう。

3　意識的に休憩を取る

仕事を早く終える人は
意識的に休憩を取っています。

一方で
仕事が遅い人ほど
休憩を取らなかったり
休憩時間でも仕事をしています。

それほど休憩を取ることが
重要ということですね。

他の方もよく紹介されていますが
ポモドーロ・テクニックはおすすめ。

25分集中して5分休憩
というサイクルをひたすら回します。

作業が途中であっても
中断して5分休憩を取る
というのがこのテクニックの胆です。

もちろん、
必ずしも25分でないといけない
ということではありません。
30分や50分でも良いでしょう。

人によってそれぞれなので
いくつか試してみて
一番フィットする時間を
模索してみてください。

4　整理整頓

整理整頓を侮っている方も
いるかもしれませんが
とても重要です。

まずはあなたのデスクを
確認してみてください。

整理整頓はされていますか？

整理整頓されていないと
心が乱れてしまい注意散漫になります。

デスクの上の書類や
仕事道具などは整理して

常にキレイに保っておきましょう。
また、PCの中のデータを同じ。

しっかりフォルダ分けして
いつでもすぐに取り出せるように
しておきましょう。

いらないファイルはすぐに削除。

もしかしたら使うかも…

というデータはほぼ使いません。

どうしても残しておきたいなら
新たにフォルダを作成して
分類はしっかりとしておきましょう。

5　スマホなど注意力を散らすものは隠す

仕事を早く終わらせる上で
とても重要なのが集中力です。

そして、その集中力を奪うのが
スマホをはじめとした「通知」です。

メールやチャットなど
たくさん通知が来ますよね。

通知が来たら

すぐに確認して
考えて返信をする

ということばかりしていると
いつの間にか終業時間。

あれ？今日なにやったっけ？

という経験も1度や2度あるでしょう。

絶対に邪魔されたくない時間は
スマホを隠しておくなり
通知をオフにするなどしておきましょう。

もしチャットを使用されている場合ですが
自分のアカウント名の後ろに

〇〇時〜〇〇時は返信不可
返信は〇〇時以降となります

と記載しておくと親切です。

6　マルチタスクではなくシングルタスク

仕事できる人は
たくさんの仕事を
同時にこなしている

と思われているかもしれませんが
これは誤りです。

そもそも、
人間は2つのことを
同時にできません。

勘違いされがちですが
音楽を聞きながら仕事をする

というのは2つのことを
同時にやっているわけではありません。

音楽を聞いているのは
能動的ではなく受動的ですよね。

だから「ながら作業」が成立します。

では仕事が早い人は
どのように仕事をしているか？

1つの仕事に集中して終わらし
次の仕事に取り組んでいる

これだけです。

反対に仕事が遅い人は

1つの仕事をしている途中で
他の仕事をしてまた戻ってくる

という仕事のやり方をします。

これが一般的に
マルチタスクと言われていますが
実際のところタスクを切り替えているだけ。

タスクを高速で切り替え、
集中モードに入る前に
次のタスクに移ります。

そのため、
全然タスクが終わらないんです。

仕事を終えるのが早い人は
シングルタスクを意識的に行い
集中して一気に終わらせます。

だから早いんです。

あなたも明日から
シングルタスクで
1つずつ確実に終わらせましょう！

7　自分の作業時間を正確に見積もる

一日で仕事ができる時間は
みんな平等で限られています。

その中で、
どれくらいの仕事を終えられるかを
予め予定しておくことが必要。

そのためには
1つの作業にかかる時間を
正確に把握しておくことが大切です。

人間は

・時間の見積もりが甘い
・自分の能力を過大評価しがち

という性質があると言われています。

「多分1時間で終わるだろう」

と思っていたら

実際は3時間かかった…

という経験ありませんか？

この時間の見積もりが正確にできると


予定通りに仕事が終わる


ということ以外にも


スケジュール管理を正しくできる


というメリットがあります。

作業時間の見積もりを正確にするために
まずは実際に作業にかかっている時間を
ストップウォッチなどで計測しましょう。

すべての作業を計測したら
30〜60分のバッファを設けておくと安心。

何か予期せぬことがあっても
基本的には対応できるでしょう。

早速明日から
計測してみてくださいね！

8　インプットの時間を取る

インプットすることが
なんで生産性の向上に繋がるの？
と思ったかもしれません。

インプットを定期的に
行っておくことで
あなた自身の知識量が増えます。

その結果として
いちいち調べなくても
作業に取り組めるようになり
時短に繋がるんですね。

今の時代、Google検索の精度が上がり
調べれば大概のことがわかります。

そのため、
覚える必要はないと言われています。

しかし、
覚えることによる
メリットが大きいのも事実。

覚えることで
知識量が増えることはもちろん
頭の中でアイデアの結びつきも
同時に行われます。

自社ビジネスや
クライアントへの提案時にも
インプットしたことは役立ちますので
積極的にインプットするようにしましょう！

9　着手を早くする

よくあるのですが
作業自体はそれほど時間がかからないのに
着手までの時間が異常に長いケース。

着手するまでの時間が
長くなればなるほど
作業時間も伸びてしまいます。

どういうことかと言うと
例えば、LP原稿を書く場合。

クライアントからヒアリングをして
コンテンツや構成が決まったとします。

すぐに着手すれば1−2日で
原稿が書き終わるはず。

しかし、2−3日空けてから
着手したとします。

そうすると

・ヒアリングした内容
・どのようなコンテンツを入れるか

などを再度確認する必要があります。

しかも

「あれ何だったけな〜」

と思い出すのにも
時間がかかりますよね。

これだけでも大幅にロスタイムが生じ
結果的に仕事が終わるのが遅くなるんです。

まずは着手を早くすることを
意識してみてください。

仕事のやり方を変えるだけで時短できる

仕事を早く終わらせるために
能力が高い必要はありません。

仕事のやり方を変えるだけで
劇的に仕事は早く終わるんです。

また、万能なやり方というのはなく
人によって合う合わないもあります。

そのため、自分なりに

「もっとこうした方がいいかな」
「こういうやり方はどうかな」

と常に改善していくことが大切。

今日紹介した方法以外にも
仕事術や時間管理術は
たくさんあります。

ノウハウコレクターにならず
まずは1つでも実践してみましょう。

参考になれば嬉しいです^ ^

PS.

8月から大分県にもサテライトオフィスを開設しました！

大分駅前にあるコワーキングオフィス
OWNSPACE（オンスペース） に
設置させていただきました。

熊本からスタートして岐阜にも広がった
Webマーケティングを通じた地方創生プロジェクトの第3弾として、
大分県でも地域にコミットしてデジタル化に貢献していきます！

ちなみに、なぜ大分県なのか、、、

実は、僕の母が大分県出身であり、
91歳の祖母が大分市内で今も一人暮らしをしていて。

子供の頃は夏休みに毎年帰省しては
山や公園でセミを取ったり、
トキハ（デパート）で祖父におもちゃを買って貰ってました。笑

親族も大分県内に多くいて、
大分空港の近くには曽祖父の銅像があるので、

もしお近くにお越しの際は是非
見に行ってみてください！笑

小川